EGL - Schnell und aktuell dank IntranetNow

EGL Elektrizitätsgesellschaft Laufenburg AG

Den EGL-Mitarbeitern stehen heute mit IntranetNow viele attraktive Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung, und sie haben schnellen Zugriff auf stets aktuelle Daten. Der interne Mailverkehr hat sich seit dem Einsatz von IntranetNow um 30 % reduziert. Dank der Shoplösung für den internen Einkauf von Hard- und Software liessen sich innert kürzester Zeit über 15 % Kosten einsparen. IntranetNow läuft exklusiv auf der Microsoft-Plattform, in diesem Fall auf Windows NT 4.0. Geplant ist demnächst die Migration auf einen Microsoft Windows 2000 Server.

Ausgangslage
Mitte 2001 beschloss die EGL, ihre interne Kommunikationskultur radikal zu ändern. In Zukunft sollten sich Mitarbeiter die benötigten Informationen aktiv via Intranet beschaffen, statt einfach mit allerlei Daten beliefert zu werden. „Täglich erhielten wir etwa fünfzig „E-Mail an alle", wichtige und weniger wichtige.", erzählt Boris Annaheim, EGL-Projektleiter Informatik.
Die übertriebene interne Mail-Kultur war das eine, redundante Daten das andere Problem. Der Zugriff auf Daten ist bei der EGL restriktiv geregelt. Nicht alle Mitarbeiter haben also Zugang zu allen Daten. Um dies zu umgehen, wurden Dokumente und ganze Ordner per Mail an nicht zugriffsberechtigte Arbeitskollegen verschickt, von diesen lokal bearbeitet und gespeichert. Das Resultat: Das gleiche Dokument war manchmal an mehreren Orten in unterschiedlichen Versionen abgelegt. Eine weitere Knacknuss: Die manuellen Prozesse für das Verwalten interner Informationen waren langsam und fehleranfällig. So war es unmöglich, den Mitarbeitern jederzeit topaktuelle Informationen anzubieten.

Ziele
Aktuelle Informationen für alle war aber oberstes Ziel. Gleichzeitig wollte die EGL die Anzahl interner Mails auf ein Minimum beschränken. Interne Bestellungen für Hard- und Software sollten in Zukunft vollständig über das Intranet abgewickelt werden. Nicht zuletzt beabsichtigte die EGL mit ihrer neuen Kommunikationskultur, ihre Mitarbeiter mit dem Intranet vertraut zu machen, um dessen Nutzung zu fördern und sukzessive zu erhöhen.
Vorgabe bei der Auftragserteilung an Projektleiter Boris Annheim war, die bestehende Infrastruktur einzusetzen und optimal zu nutzen. EGL wollte keine komplette Eigenentwicklung. Dazu fehlten die Ressourcen. Es musste ein Standardprodukt sein, das die Grundfunktionen abdeckte und sich problemlos an die Bedürfnisse der EGL anpassen liess.

Lösung
Aus seiner früheren Tätigkeit war Herr Annaheim mit der Intranetlösung IntranetNow des Microsoft-Partners Amrein Engineering AG vertraut. „Wir verloren also keine Zeit mit einer aufwändigen Evaluation", sagt er, „denn ich war von diesem Produkt überzeugt." EGL entschied, viel Zeit in ausgiebige Tests zu investieren. So installierte Amrein Engineering AG eine Testversion, die Herr Annaheim rund zwei Monate lang auf Herz und Nieren prüfte.
Rund 80% der EGL-Bedürfnisse deckt IntranetNow bereits mit seinen Standardfunktionalitäten ab. Zusatz-Tools setzt EGL nur für das Reservieren von Sitzungszimmern, für die Agendaübersicht mit den Einträgen aller Mitarbeiter und für die internen Hard- und Software-Bestellungen ein.
IntranetNow läuft exklusiv auf der Microsoft-Plattform, in diesem Fall auf Microsoft Windows NT 4.0. Diese Lösung verwendet einen Microsoft SQL Server als Datenbank. Heute ist bei EGL auch ein Novel-Fileserver in Betrieb. Seine Funktion werden demnächst ein Microsoft Windows 2000 Server und Microsoft Office XP übernehmen. Ziel von EGL ist eine homogene Microsoft-Infrastruktur. „Das ist punkto Schnittstellen, Wartung und Betrieb viel effizienter", meint Boris Annaheim.
Seit September 2001 ist IntranetNow nun mit einer ersten Version live und wird Schritt für Schritt ausgebaut: Die Mitarbeiter können heute Informationen beziehen, aber noch keine Daten einpflegen. Zurzeit verwaltet Projektleiter B. Annaheim noch alle Inhalte selbst. In Zukunft sollen aber Abteilungen oder Projektgruppen ihre Inhalte selber eingeben und pflegen. Die Lösung unterstützt auch die Bildung von Communities. Damit lassen sich Informationen zielgerichtet einer abteilungsübergreifenden Interessengemeinschaft zur Verfügung stellen.
IntranetNow ist als offene ASP-Lösung konzipiert. Das heisst, EGL kann das Produkt jederzeit problemlos und schnell an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Die Eingabemasken sind einfach und logisch aufgebaut, und zur Datenpflege braucht es keine Programmierkenntnisse.

Resultat
Den EGL-Mitarbeitern stehen heute mit IntranetNow sehr viele attraktive Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung. Sie können via Intranet Seminare, Hotels und Flüge buchen, diverse Handbücher und Vorlagen herunterladen, Sitzungszimmer und Leihgeräte wie Beamer und Laptop reservieren. Auf der virtuellen Pinwand werden Gebrauchtwagen, Ferienwohnungen und CD-Players zum Verkauf angeboten. Unter "News" finden die Mitarbeiter firmeninterne Neuigkeiten. Die News sind terminiert und werden nach Ablauf des Termins automatisch archiviert.
Am meisten schätzen die Mitarbeiter die Terminübersicht mit den Agendaeinträgen aller Mitarbeitenden, das interne Telefonbuch und die Shoplösung für den internen Einkauf. Die Shoplösung von EGL ist komplexer und umfassender, als es die Standardversion vorsieht. Amrein Engineering AG hat sie für EGL auf der Basis der InternetNow-Shoplösung entwickelt.
Früher war das Bestellen von Hard- und Software, von Visitenkarten und Büromaterial ein aufwändiges, manuelles Verfahren. Der Workflow-gestützte neue Prozess ist einfacher, schneller und transparenter. Mit Überwachungsfunktionen werden die zuständigen Personen per E-Mail gemahnt, falls pendente Bestellungen noch nicht bearbeitet sind. Während des ganzen Prozesses kann der Auftraggeber den Status seiner Bestellung abfragen.

Lösungspartner
Amrein Engineering AG, CH-5000 Aarau, Telefon: 062 823 7575